Standardowa procedura
I. Kwalifikacja spraw
i wczesny monitoring
Działania na tym etapie obejmują:
— przyjęcie w uzgodnionym
formacie i strukturze plików danych,
niezbędnych do rozpoczęcia procedury
windykacyjnej (oznaczenie dłużnika
oraz jego dane teleadresowe, tytuł
i kwota zadłużenia, sygnatura umowy,
indywidualne konto spłaty zadłużenia);
— analizę stanu faktycznego
i prawnego w przyjętych
sprawach, skompletowanie
informacji niezbędnych do
rozliczenia salda zadłużenia;
— codziennę aktualizację
informacji o inkasie w powiązaniu
z przypisem należności (pliki bazy
spłat zadłużenia na indywidualnych
kontach, korekty przypisu składki
w konsekwencji uznania reklamacji
lub innych nowych okoliczności
mających wpływ na tę wartość).
II. Czynności
wyjaśniające i polubowne
W tej fazie mają miejsce
w szczególności:
— ostatnie poprzedzające
postępowanie sądowe wezwanie
do zapłaty, opatrzone klauzulami
informującymi o ewentualnych
następstwach prawnych;
— stymulowanie oraz monitorowanie
spłat i innych aspektów spraw;
— zawieranie ugód pozasądowych;
w zależności od polityki
przyjętej przez wierzyciela.
III. Postępowanie
przed sądem
Zapewniamy wierzycielowi
kompleksową reprezentację
w postępowaniu sądowym.
Po zakwalifikowaniu sprawy
do tej fazy podejmujemy
czynności, których celem jest
skompletowanie dokumentacji
uzasadniającej roszczenie. Większość
niezbędnych dokumentów może
być przekazana przez wierzyciela
w formie elektronicznej; znacznie
rzadziej niezbędne są tradycyjne
dokumenty papierowe.
Jeżeli w dalszym ciągu nie ma
widoków na polubowne załatwienie
sprawy z dłużnikiem, jest ona
kierowana do systemu, który
w oparciu o stale aktualizowane
dane automatycznie generuje pozew
z załącznikami i pod ścisłą kontrolą
naszych specjalistów, wraz z tysiącami
innych podobnie nadzorowanych spraw,
transmituje je do e-sądu.
W przypadku wniesienia sprzeciwu
lub wystąpienia innych kwestii
procesowych sprawa trafia na
ścieżkę procedury indywidualnej
i jest prowadzona przez zespół pod
bezpośrednim nadzorem któregoś
z naszych radców prawnych przed
właściwym sądem powszechnym.
IV. Postępowanie
egzekucyjne
W razie potrzeby wszczynamy
postępowanie egzekucyjne za
pośrednictwem współpracujących
z nami w całym kraju, sprawdzonych
kancelarii komorniczych, przy czym
również na tym etapie uwzględniamy
w miarę możliwości indywidualną
sytuację dłużnika. Chodzi tu
zwłaszcza o sytuacje, gdy istnieją
realne przesłanki do uznania, że
dobrowolna spłata zadłużenia szybciej,
niż postępowanie egzekucyjne
zakończy odzyskiwanie należności.
Praktyka cyklicznego ponawiania
windykacji (pomimo pierwszej
bezskutecznej egzekucji) z reguły
prowadzi do zaspokojenia roszczenia.
Stała aktualizacja danych,
dodatkowe ustalenia poczynione
w terenie, korekta sposobu
egzekucji, zmiana komornika,
mylne przekonanie dłużników
o trwałym zamknięciu sprawy —
przynoszą oczekiwany efekt.
Gdy z poważnych przyczyn (śmierć
dłużnika, jego ciężka choroba,
nieodwracalna utrata majątku
i zdolności zarobkowych) odzyskanie
należności staje się niemożliwe
lub nieopłacalne, gromadzimy
materiał dokumentujący stan
sprawy w sposób umożliwiający
odpisanie wierzytelności w koszty
uzyskania przychodu (tzw.
windykacja bezskuteczna).
V. Obsługa spłat i reklamacji oraz
innych zdarzeń prowadzących do
modyfikacji przypisu należności
Polega w szczególności na
rozpatrywaniu reklamacji i innych
nowych okoliczności, mających
wpływ na dług. W następstwie
obejmuje ona także monitoring
i obsługę skorygowanego inkasa
w powiązaniu z przypisem należności
na indywidualnych kontach,
a w niektórych wypadkach także
rozliczanie spraw zidentyfikowanych
jako częściowo lub nawet całkowicie
pozbawione podstawy. Sporządzane
są na taką okoliczność protokoły
umorzenia wierzytelności, pozwalające
odpisać takie wierzytelności
w koszty uzyskania przychodu
(tzw. windykacja bezzasadna).
VI. Dokumentacja
i sprawozdawczość
Na wszystkich etapach ściśle
rejestrujemy i dokumentujemy
przebieg prowadzonych spraw,
w tym zmiany ustaleń faktycznych
i prawnych. Pozwala to precyzyjnie
monitorować bieżący stan przypisu
i inkasa należności, koszty windykacji
oraz rozliczać je, sporządzać raporty,
statystyki i prognozy, a także
elastycznie modyfikować procedurę,
stosownie do oczekiwań wierzyciela.